0→1→10で進めるアポイントTips

2024年2月8日2024年3月1日

アポ取りの悩んでいる方へ

アポイントメントの取得は成功への始めの一歩です。しかし、多くの人がこのステップでつまずいています。「どのようにして効率的にアポを取ればいいのだろう？」「どのような準備が必要なのだろう？」「そもそもの心の準備が出来ていない・・・」
具体的な方法を教えてください。

こういった疑問にお答えします。ここから「アポイントの取り方」をアップデートしていきましょう。

本記事のテーマ

0→1で始めるアポイントの取り方　
アポイントがうまく取れずにお悩みの人が、ターゲットに合わせたアプローチ方法を学び、効果的なコミュニケーション技術を身につけることができます。

ターゲットのリサーチ:ターゲット顧客や企業について徹底的にリサーチします。関心を持ちそうな課題やニーズを理解します。
接触方法の選定:電話、メール、ソーシャルメディアなど、ターゲットに最も適した接触方法を選定します。
エレベーターピッチの準備:短時間で相手の興味を引き、ニーズに合った解決策を提示する簡潔なピッチを準備します。
アプローチ:準備したエレベーターピッチを用いて、選定した方法でターゲットにアプローチします。
フォローアップ:初回の接触後、関心を持ってもらえた場合はフォローアップを行います。提案内容を具体化したり、追加情報を提供したりします。
アポイントメントの設定:興味を示したターゲットに対して、具体的な日時を提案し、アポイントメントを設定します。
準備とリハーサル:アポイントメントに向けて、会議の目的や流れ、必要な資料などを準備し、リハーサルを行います。
アポイントメントの実施:設定した日時にアポイントメントを実施します。ポイントは、相手の話をよく聞き、そのニーズに合った解決策を提示することです。
フォローアップと次のステップ:アポイントメント後は、相手からのフィードバックを受け、必要に応じてフォローアップを行います。次のステップへと進むための計画を立てます。

記事の信頼性

記事を書いている私は、プライム企業子会社で16年勤務しています。
現在は、後進育成にも注力するようになりました。
>>参考：About suyomin

読者様への前置きメッセージ

本記事では「これからアポイントを取っていきたいけど、意外と難しくて分からないよ」という方に向けて書いています。

アポ取りは、単なる作業ではありません。ターゲットのニーズを理解し、適切なタイミングでアプローチする技術が求められます。努力をしても成果が出ない時、それはアプローチの方法を見直すタイミングかもしれません。

アポイントの取り方

ここでは、アポ取りに苦労しているあなたに向けて、具体的な解決策を提案します。まずは小さな成功を積み重ねていくことから始めましょう。ターゲットに合わせたアプローチ方法を学び、効果的なコミュニケーション技術を身につけることができるようになると思います。

アポ取りに苦労しているあなたへ、私からのエンカレッジメントです。一歩一歩、焦らずに取り組んでいきましょう。そして、何よりも大切なのは、失敗を恐れずに挑戦し続ける勇気を持つことです。あなたの努力が、やがて大きな成果につながることを信じています。

それでは、さっそく見ていきましょう。

1. ターゲットのリサーチ

ターゲットのリサーチは、営業活動において非常に重要なステップです。この段階で、顧客や企業について深く理解し、そのニーズや課題を特定することが求められます。これにより、後のアプローチがより効果的になり、アポイントメントの取得や商談の成功率が高まります。

1-1　公式ウェブサイトの分析:ターゲット企業の公式ウェブサイトを訪れ、会社の概要、事業内容、製品・サービス、最近のニュースリリース、ブログ記事などから情報を収集します。

1-2　ソーシャルメディアの活用:LinkedIn、Twitter、Facebookなどのソーシャルメディアを通じて、ターゲット企業やその従業員の投稿をフォローします。業界のトレンドや企業の最新情報、個々の従業員の関心事項を把握します。

1-3　業界レポートの閲覧:業界団体や市場調査会社が発行するレポートを利用して、業界全体の動向や競合他社の状況、将来のトレンドを理解します。

1-4　ニュースと専門メディアの追跡:ターゲット企業やその業界に関連するニュース記事や専門メディアの内容を定期的にチェックします。業界内での企業の立ち位置や課題、取り組みが明らかになります。

1-5　ネットワークの活用:既存の顧客や業界の知人からの情報や、直接的なフィードバックを通じて、ターゲット企業のリアルなニーズや課題を把握します。

1-6　直接的な質問:機会があれば、ターゲット企業の担当者に直接コンタクトを取り、ニーズや課題について尋ねます。直接的な情報は非常に価値が高いです。

リサーチの重要性
このような徹底的なリサーチによって、ターゲットの実際のニーズや直面している課題を理解することができます。これは、提案する製品やサービスをどのように位置づけ、アピールすべきかを決定する基礎となります。また、リサーチを通じて収集した情報は、アプローチの際の話題提供や、信頼関係構築のための重要な材料となります。ターゲットに対して具体的で価値のある情報を提供できるようになるため、営業活動全体の効率と効果を大きく高めることができます。

2. 接触方法の選定

アポイントメント（アポ取り）の成功は、適切な接触方法の選定に大きく依存します。ターゲット顧客や企業に最も効果的にリーチするためには、彼らの好みや利用しているプラットフォームを理解することが重要です。以下では、電話、メール、ソーシャルメディアを用いた接触方法の選定について掘り下げて説明します。

2-1　電話：電話は直接的なコミュニケーションを可能にし、即時のフィードバックを得ることができます。これは、迅速な返答が期待されるB2Bビジネスや、パーソナライズされたサービスを提供している業界で特に有効です。電話を用いる際には、適切な時間帯を選ぶことや、事前に話す内容の準備をしておくことが成功の鍵です。

2-2　メール：メールは正式でありながらも柔軟性のあるコミュニケーション手段です。相手にプレッシャーを与えずに情報を提供でき、受け取った側は自分の都合の良い時に内容を確認できます。メールを用いる際には、件名を工夫して開封率を高めることや、内容を簡潔に保ちつつ必要な情報を明確に伝えることが重要です。

2-3　ソーシャルメディア：ソーシャルメディアは、特に若年層や特定の業界に特化したターゲットにリーチする際に有効な手段です。LinkedIn、Twitter、Facebookなどのプラットフォームを利用して、フォーマルなビジネスのやり取りからカジュアルなコミュニケーションまで、幅広いアプローチが可能です。ソーシャルメディアを用いる際には、ターゲットのアクティブなプラットフォームを選び、適切なトーンでメッセージを送ることが大切です。

2-4　郵送物/ダイレクトメール：手紙やパンフレット、カタログなどの物理的な郵送物を利用して、個人的な接触を図ります。特に、ターゲットがデジタルメディアをあまり使わない世代の場合に有効です。

2-5　リファレンス/紹介：既存の顧客やビジネスパートナーからの紹介を通じて新たなリードにアプローチします。信頼性が高く、効果的な方法です。

Tips
ターゲットに最も適した接触方法を選定するには、ターゲットの特性、ビジネスや業界、文化、好みを理解し、それぞれのコミュニケーション手段の特徴を生かすことが必要です。適切な方法で接触することで、アポイントメントの成功率を高めることができます。また、複数の手段を組み合わせることで、さらに効果的なアプローチが可能になります。

3. エレベーターピッチの準備

エレベーターピッチは、自身の提案やアイデアを短時間内（一般的には30秒から1分）で相手に伝えるための簡潔なスピーチです。このピッチの名前は、エレベーターでの短い乗車時間内に、相手の興味を引くほどの説得力のあるプレゼンテーションを行うことから来ています。営業においては、潜在的な顧客や投資家に対し、自社の製品やサービスの価値を短時間で効果的に伝えるために用います。

3-1　明確な目的:ピッチの目的を明確にします。何を伝えたいのか、どのようなアクションを期待しているのかをはっきりさせます。

3-2　簡潔さ:言葉を選び、必要な情報のみを簡潔に伝えます。長々と話すのではなく、ポイントを絞り込みます。

3-3　聴衆のニーズに焦点を当てる:聴衆（潜在的な顧客や投資家）のニーズや課題に対して、自社の製品やサービスがどのように解決策となるのかを中心に据えます。

3-4　興味を引く開始:聴衆の注意を引きつけるための興味深いフックから始めます。これは、興味深い事実、質問、または短いストーリーなどです。

3-5　差別化を強調:競合他社との差別化ポイントを明確にします。自社の製品やサービスがなぜユニークであるかを強調します。

3-6　具体的な利益:製品やサービスを利用することで得られる具体的な利益や成果を示します。これにより、聴衆にとっての価値が明確になります。

3-7　強い結論:強い結論で締めくくり、次のアクションへと導きます。これは、会議の設定、製品デモの申し込み、さらなる情報の提供要求などです。

エレベーターピッチのTips
練習: ピッチを自然に、自信を持って行えるように、何度も練習します。
フィードバックを求める: 他者からのフィードバックを受け入れ、ピッチを洗練させます。
柔軟性を持つ: 状況に応じてピッチの内容を調整し、聴衆の関心や反応に合わせて変更できるようにします。エレベーターピッチの練習とフィードバック

では、具体的にどのようなエレベーターピッチがあるのか、参考を書いてみましょう。

【参考例】エレベータピッチ

3-8. スタートアップ企業の製品紹介

“こんにちは、私はXYZ社の創業者で、私たちは時間に追われる現代人のために、たった5分で栄養バランスの取れた朝食を提供する革新的な朝食サービスを開発しました。私たちの目標は、忙しい朝でも健康的に一日をスタートさせることができるようにすることです。健康を気遣うあなたにぴったりのサービスです。どう思いますか？”

3-9. 営業職のスキル紹介

“私はABC会社で営業マネージャーを務めています。私の強みは、クライアントのニーズを迅速に特定し、それに基づいたカスタマイズされた解決策を提案することです。過去には、難しいとされたクライアントの契約を数週間内に成立させ、売上を20%増加させる成果を出しました。貴社の営業戦略に新たな風を吹き込むことができると確信しています。”

3-10. キャリア転職の志望動機

“私は過去5年間、デジタルマーケティングの分野で働いてきましたが、常に技術革新に情熱を持っています。貴社のテクノロジーへの前向きな姿勢とイノベーションに大きく共感し、私のデジタルマーケティングのスキルと情熱を生かして、貴社の製品を世界中のもっと多くの人々に届けるお手伝いをしたいと考えています。”

これらのエレベーターピッチは、相手の興味を引くために、自分自身やサービスの独自性と価値を簡潔に伝えることを目的としています。ポイントは、明確で具体的な成果や目標を示し、聞き手が興味を持ちやすい内容にすることです。

エレベーターピッチは、営業の第一印象を決める重要なツールであり、効果的なピッチは、関係構築の扉を開く鍵となります。エレベーターピッチの制作依頼

4.　アプローチ

「アプローチ」とは、事前に準備したエレベーターピッチを用いて、選定したコミュニケーション手段を通じてターゲット顧客や企業に接触し、自己紹介や製品・サービスの紹介を行う行為です。このステップは、リード（潜在的な顧客）に対して自分自身や自社の製品・サービスを効果的に紹介し、関心を喚起するための重要なプロセスです。

アプローチの実行には、ターゲットの選定からコミュニケーション手段の選択、エレベーターピッチの準備、アプローチの実施、フォローアップの準備、そして評価と改善のステップが含まれます。これらのステップを丁寧に実行することで、ターゲットとの関係構築とビジネスチャンスの創出につなげることができます。
以下に、アプローチのアクションプランを説明します。

アクションプランのステップ

4-1.　コミュニケーション手段の最終確定

ターゲットの好みや利用状況に基づき、最も適切と判断されたコミュニケーション手段（電話、メール、ソーシャルメディア、直接訪問など）を最終確定します。初回の接触では、相手の負担にならないよう、短く簡潔なメッセージングを心がけます。

4-2.　エレベーターピッチのカスタマイズ

ターゲットごとにエレベーターピッチの内容を微調整し、その人や企業の具体的なニーズや関心に合わせた形でカスタマイズします。短時間で相手の関心を引き、ニーズに合った解決策を提示できるようにします。

4-3.　アプローチのタイミング選定

ターゲットが最も受け入れやすいと思われる時間帯や状況を考慮し、アプローチの最適なタイミングを選定します。例えば、業務時間外のリラックスした時間帯にソーシャルメディア経由で接触する、など。

4-4.　アプローチの実施

準備したエレベーターピッチと選定したコミュニケーション手段を用いて、ターゲットにアプローチします。初回の接触では、相手の関心を引くための魅力的な導入部を用意し、話題を提供します。

4-5.　リアクションの観察と応答

ターゲットのリアクションを注意深く観察し、興味を示した点や質問に対しては、迅速かつ的確に応答します。関心を示した分野については、さらに情報を提供するなど、コミュニケーションを深めます。

4-6.　フォローアップの計画

アプローチ後、ターゲットからのポジティブなフィードバックが得られた場合は、フォローアップの計画を立てます。次のステップへの誘導、詳細な情報提供、面談の設定など、関係構築に向けた具体的な行動を計画します。

アクションプランのTips

関心を引く内容： ターゲットの関心を引くために、ニーズに直結する解決策や新鮮な情報を提供することが重要です。
簡潔さ： 初回の接触では、情報のオーバーロードを避け、ポイントを絞った簡潔なコミュニケーションを心がけます。
柔軟性： ターゲットの反応に基づいて柔軟に対応し、コミュニケーションの方法や内容を調整することが効果的なアプローチにつながります。

効果的なアプローチは、ターゲットの関心を引き、長期的な関係構築の土台を築くための重要なステップであり、関係構築とビジネスチャンスの確実な獲得に不可欠です。

効果的なアプローチのTips

ターゲットのニーズに合わせる： エレベーターピッチやコミュニケーションの内容は、ターゲットのニーズや興味に合わせてカスタマイズします。
明確かつ簡潔に： アプローチの際は、明確かつ簡潔に情報を伝えることが大切です。相手の時間を尊重し、ポイントを絞ったコミュニケーションを心がけます。
信頼性を築く： 専門知識を示したり、実績や事例を引き合いに出すことで、信頼性を築き、関心を持ってもらうことが重要です。
相手の反応に注意を払う： アプローチの際は、相手の反応に注意を払い、適切に対応する柔軟性を持ちます。

効果的なアプローチは、潜在的な顧客やパートナーとの関係構築の第一歩であり、その後のビジネスチャンスにつながる重要なプロセスです。

5.　フォローアップ

フォローアップの目的とは

初回の接触で示された関心や興味を深め、より具体的なビジネスの可能性を探ること。
ターゲットのニーズや課題に対する解決策を明確に提案し、信頼関係を構築すること。

フォローアップは、初回の接触に続いて行う重要なステップであり、関係構築とビジネスチャンスの確実な獲得に不可欠です。以下に、フォローアップのプロセスを掘り下げて説明します。

フォローアップの手順

5-1. 感謝の表明

　初回の接触に対する返信や関心を示してくれたことに対して、メールや手紙などで感謝を表明します。
　簡潔でありながら、相手に対する敬意を示す内容にします。

5-2. 提案内容の具体化

初回の接触で伝えたエレベーターピッチやビジネス提案をさらに具体化します。
ターゲットのニーズや課題に合わせて、解決策を詳細に説明し、どのように価値を提供できるかを明確にします。

5-3. 追加情報の提供

ターゲットが関心を持った領域に関する追加情報や、成功事例、顧客の声などを提供します。
有用な情報を提供することで、ターゲットの関心をさらに引きつけ、提案に対する信頼性を高めます。

5-4. 次のアクションへの誘導

具体的な提案書の送付、製品やサービスのデモンストレーション、さらなるミーティングの設定など、次のステップへ誘導します。
ターゲットが次に何をすべきか、どのように進めるかの明確なガイドラインを提供します。

5-5. 定期的なフォローアップ

一度のフォローアップだけでなく、定期的に連絡を取り、関係を維持・強化します。
業界の最新情報、新しい製品やサービスの案内など、価値ある情報を提供し続けます。

フォローアップのTips

関心を示してくれたターゲットに対しては、迅速にフォローアップを行うことが重要です。
フォローアップの際は、ターゲットの時間を尊重し、不要な情報の提供を避けることが肝心です。

このように、フォローアップは単に関心を持ってもらうことから一歩進んで、実際のビジネス機会へと繋げるための重要なプロセスです。適切なフォローアップを通じて、関係を深め、信頼を築き、最終的にはビジネスの成約につなげることが目標です。

アポイントメントの設定は、ビジネス関係を築くための重要なステップです。興味を示したターゲットに対して具体的な提案を行い、実際に会って話を進める機会を確保することが目的です。以下に、アポイントメント設定のプロセスを掘り下げて説明します。

6.　アポイントメント設定

アポイントメント設定の目的

ターゲットと直接対話する機会を設け、ビジネスの提案やサービスのデモンストレーションを行うこと。
ターゲットのさらなるニーズや疑問に直接応え、ビジネスチャンスを探ること。

アポイントメント設定の手順

6-1. 日時提案

ターゲットのスケジュールを考慮し、複数の日時オプションを提案します。これにより、ターゲットが都合の良い時間を選びやすくなります。

6-2. 会議形式の選定

対面でのミーティングが最適か、またはオンラインでの会議が適切かを判断します。現在は、オンラインミーティングが一般的で便利ですが、場合によっては対面でのコミュニケーションが有効な場合もあります。

6-3. アジェンダの設定

アポイントメントの目的を明確にし、会議のアジェンダを事前にターゲットに送ります。これにより、ミーティングの時間を効率的に使うことができます。

6-4. 確認とリマインダー

アポイントメントの日時と形式が決定したら、確認のメールやメッセージを送ります。また、会議の数日前にリマインダーを送ることで、スケジュールの忘れや遅れを防ぎます。

アポイントメント設定のTips

アポイントメントを設定する際には、ターゲットの利便性を最優先に考え、柔軟に対応することが重要です。
アジェンダは具体的かつ簡潔にし、ターゲットがミーティングで何を期待すべきかを明確にします。

アポイントメントの設定は、ビジネスの提案を具体的に進めるためのスタートラインとなります。このプロセスを通じて、ターゲットとの信頼関係をさらに深め、ビジネスの成約につなげることを目指します。

アポイントメントの成功は、十分な準備とリハーサルにかかっています。このプロセスは、会議の目的を達成し、ターゲットにプロフェッショナルな印象を与えるために不可欠です。以下に、準備とリハーサルの手順と重要性を詳しく説明します。

7.　準備とリハーサル

準備の手順

7-1. 会議の目的の明確化

会議の主な目的と達成したい成果を明確に定義します。これにより、会議の焦点を絞り、効率的に進行することができます。

7-2. アジェンダの作成

アポイントメントの流れを構築し、話し合うトピックとそれに割り当てる時間をリストアップします。アジェンダは、会議が計画通りに進むためのロードマップとなります。

7-3. 資料の準備

プレゼンテーション資料、製品のデモ、参考になるケーススタディなど、会議で使用するすべての資料を準備します。資料はターゲットの関心を引き、議論を促進するための重要なツールです。

7-4. 質問リストの作成

ターゲットが持ちそうな質問や懸念事項に対する回答を準備します。また、ターゲットから情報を引き出すための質問も用意します。

リハーサルの重要性

7-5. 自信の向上

リハーサルを行うことで、プレゼンテーションの内容や流れに慣れ、自信を持って会議に臨むことができます。

7-6. 問題点の発見

リハーサルを通じて、資料の不備や説明の不明瞭な部分を事前に発見し、修正することができます。

7-7. 時間管理の練習

アジェンダに沿ってリハーサルを行うことで、各トピックに割り当てられた時間内に話をまとめる練習ができます。

準備とリハーサルのTips

リハーサルは、一人で行うだけでなく、同僚や友人に聞いてもらい、フィードバックを受けることが有効です。
テクノロジーを使用する場合は、機器の動作確認や接続テストを事前に行います。特にZOOMなどWeb面談ツールの使用方法は確認しておくことをお勧めします。画面共有でモタつくとせっかくの準備も台無しです。
リハーサルの相手に困ったらDMください。Xフォロワー様限定で期間限定(〜3月まで)で無料相談しています。

アポイントメントの準備とリハーサルは、会議をスムーズに進行させ、ターゲットに好印象を与えるために不可欠です。十分な準備を行うことで、ビジネスの成果に直結する成功へとつながります。

8.　アポイントメントの実施

アポイントメントの実施段階は、事前の準備とリハーサルが実践に移される重要な時点です。ここでの成功は、相手の関心を引き、ビジネスの機会を進展させるための鍵となります。以下に、アポイントメント実施の重要なポイントとその解説を提供します。

アポイントメント実施のポイント

8-1. 時間厳守

約束された時間に遅れないようにします。時間厳守は尊敬とプロフェッショナリズムの表れです。

8-2. 相手の話を聞く

アポイントメントは対話です。相手の話を注意深く聞き、理解し、関心を示します。これにより、信頼関係の構築と相手のニーズの深い理解が可能になります。

8-3. 解決策を提示する

相手のニーズや課題に対して、あなたの製品やサービスがどのように価値を提供できるかを具体的に説明します。この時、エレベーターピッチや事前に準備した資料が役立ちます。

8-4. 質疑応答

相手からの質問には、準備した知識と情報をもって明確に答えます。不明確な点は、後日確認して回答することを約束します。

8-5. 次のステップを確認

会議の終わりには、次の行動計画やフォローアップの日時を確認します。これにより、アポイントメントが進展へとつながる道筋が明確になります。

アポイントメント実施のTips

・環境設定　会議室やオンラインプラットフォームの準備が適切に行われていることを確認します。特にオンラインの場合、技術的な問題がないように事前にチェックします。

・フィードバックの受け入れの心構え　アポイントメント後、自己反省として、何がうまくいったか、何が改善できるかを評価します。可能であれば、相手からのフィードバックを得ることも有益です。

アポイントメントの実施は、相手にとって価値があると感じさせるために、相手のニーズに対してどのように貢献できるかを示す機会です。この段階を成功に導くことで、ビジネスの成果につながる重要な一歩となります。

9.　フォローアップと次のステップ

アポイントメント後のフォローアップと次のステップの計画は、ビジネスの関係を発展させるための重要なプロセスです。以下に、このステップを成功に導くためのポイントとその詳細を解説します。

フォローアップと次のステップのポイント

9-1. フィードバックの収集

アポイントメント後すぐに、相手からのフィードバックを求めます。これにより、会議の受け止め方や、提案に対する感想、さらには改善点を明らかにすることができます。

9-2. 感謝の表明

相手の時間と注意を割いてもらったことに対する感謝をメールや手紙などで表します。これは良好な関係を維持し、将来的なコミュニケーションの道を開く基礎となります。

9-3. 追加情報の提供

フィードバックに基づき、相手が興味を持ちそうな追加情報や資料を提供します。これは、提案の価値をさらに強調し、相手の関心を深めるための手段です。

9-4. 次のステップの提案

アポイントメントでの議論に基づき、具体的な次のアクションを提案します。これは、デモの実施、さらなる詳細な会議の設定、または契約書の準備など、具体的な次の段階への移行を意味します。

9-5. 定期的なコミュニケーションの維持

定期的なアップデートや情報の共有を通じて、相手との関係を維持します。これは、長期的な信頼関係の構築に役立ちます。

フォローアップと次のステップのTips

・迅速な対応　アポイントメント後のフォローアップは迅速に行うことが重要です。これにより、相手がまだ話題に関心を持っている間に、次のステップへの動機付けを行うことができます。

・カスタマイズされたコミュニケーション　相手のニーズや興味に合わせてフォローアップの内容をカスタマイズすることが重要です。一般的なメッセージよりも、個々のニーズに合わせたアプローチの方が効果的です。

・継続的な価値の提供　ただ連絡を取るだけでなく、相手にとって価値ある情報や提案を継続的に提供することが大切です。これにより、関係を強化し、ビジネスの機会を増やすことができます。

アポイントメント後のフォローアップと次のステップの計画は、相手との関係を強化し、ビジネスチャンスを最大化するための重要な機会です。このプロセスを通じて、相手に対する理解を深め、提供できる価値を示すことができます。

やってはいけないアポ取り-5選-

これまではアポ取りが成功するまでのロードマップを説明してきましたが、逆に失敗する理由を外していけば成功率はグッと向上します。クリティカルな失敗アクションを洗い出しておきますので、全力で避けてください。

1. 不十分なリサーチと準備

ターゲット顧客や企業に関するリサーチが不十分である場合、そのニーズや関心事を的確に把握できず、アプローチが失敗に終わる可能性が高まります。また、エレベーターピッチや提案内容がターゲットの期待に合っていない場合も、興味を引くことができず、アポイントメントの設定に至らないことがあります。

2. 適切なコミュニケーション手段の選択ミス

ターゲットの好みや利用しているコミュニケーションチャネルを考慮せず、接触方法を選定することは、メッセージが無視される原因になります。例えば、メールよりも直接の電話を好むターゲットに対して、メールでのみアプローチを試みると、効果的なコミュニケーションが取れず、アポイントメントの機会を逃すことになります。

3.論点のズレた応酬をしてしまう

論点がずれてしまうと、話の流れを失い、聞き手の興味や注意を引き続けることが難しくなります。
例えば、営業プレゼンテーションで特定の製品について説明している際に、突然別の製品や異なる費用の話に飛ぶと、聞き手は提示された情報の関連性を見失ってしまい、混乱を感じるかもしれません。
聞き手の興味を引き、価値ある情報を提供するためには、話のポイントを明確にし、それらを論理的につなげることが重要です。また、聞き手が何を求めているのかを把握し、そのニーズに応えられるよう、事前に準備しておくことが大切です。聞き手が最も知りたい情報に対して、明確で具体的な回答を用意することで、信頼性を高め、より効果的なコミュニケーションが可能になります。

4.アポイントの日時提案

アポイントメントの日程を設定する際には、候補日を3つ提示することが有効です。このアプローチは、相手の時間を尊重すると同時に、応酬を最小限に抑えるための戦略的な方法です。

多くの人は日々忙しく、自分のスケジュールを把握しているものです。そのため、「ご都合のよい日時を教えてください」と一般的な問いかけをすると、相手にとっては選択肢を考え、返信するという追加の作業が生じ、それが負担となることがあります。これは、意図せずとも相手に「面倒だな」と思わせる可能性があり、結果として返信が遅れたり、まったく返ってこないこともあります。

一方で、「○日○時、□日□時、または△日△時のいずれかはいかがでしょうか？」と具体的な候補日を提案することで、相手は選択肢の中から都合の良い時間を選びやすくなります。これにより、スムーズなコミュニケーションが促進され、効率的にアポイントメントの設定が進むため、双方にとって有益な方法と言えます。

5. フォローアップの不足

初回のアプローチ後に適切なフォローアップを行わないことも、アポイントメント取得の失敗につながります。ターゲットからの反応がない場合でも、適度なタイミングでのフォローアップがなければ、関心を持ってもらう機会を逃すことになります。また、フォローアップの際に追加価値を提供しないと、ターゲットの関心を維持できず、最終的にアポイントメントを獲得することができません。

これらの失敗原因を理解し、適切な準備、ターゲットに合わせたアプローチ方法の選択、効果的なフォローアップ戦略を立てることが、アポイントメント取得の成功には不可欠です。

FAQ

質問　テレアポが苦手です。自分の声にも自信がありません。

結論は下記Xのポストです。

アポ取りのコツ　その6
電話で話す声をワントーン上げる！
ワントーン上げた声で話すと相手が好印象を持ちます！
自分が思っている以上に、声を高く、
ワントーンあげましょう🎵
かなり変わります。#アポ取り
— suyomin (@suyominforx) January 23, 2024

電話は技術的にも生の声をそのまま表現することは難しいのです。
理由は、いくつかの要因があります。

帯域制限:
伝統的な電話システムでは、音声を伝送するための帯域が限られています。一般的に、電話通話で扱われる音声の周波数範囲は約300Hzから3400Hzです。これは人間の聴覚範囲（約20Hzから20kHz）よりもかなり狭いため、高音や低音の詳細が失われ、結果として声が自然な聞こえ方をしないことがあります。特に高い周波数の細かな音がカットされることで、声がより低く、暗く聞こえることがあります。
圧縮と品質の低下:
デジタル通信では、データを圧縮して帯域幅を節約しますが、この圧縮プロセスで音声データの一部が失われる可能性があります。特に、音声のダイナミックレンジが狭くなり、声の明るさや表情が伝わりにくくなることがあります。
マイクロフォンとスピーカーの品質:
使用している電話のマイクロフォンやスピーカーの品質も、受信した音声の印象に大きく影響します。安価なマイクロフォンやスピーカーは、特定の周波数帯の音をうまく捉えたり再生したりできないことがあります。これにより、声が自然でない、または歪んだ印象を受けることがあります。
心理的要因:
視覚情報の欠如も、電話での声の印象に影響を与える可能性があります。相手の表情や身振りを見ることができないため、声だけに頼ってコミュニケーションを取ることになります。これが声の印象をより一層強調させ、場合によっては暗い印象を受ける原因になることがあります。

これらの技術的な制約や心理的な要因が組み合わさることで、電話での声が低く、暗い印象を受けることがあるのです。

技術的な部分は専門家の方の努力に期待するしかないのですが、できることはありますね。3と4です。
3.ではツールの改善です。失敗はあなたが悪いのではなく、道具が悪いのです。(人のせいは良くないですが、道具のせいにすることは問題なしです)効果が高いので、予算がある場合は検討してみてください。
4.は3.の対策にも関係しますが、対策するとプラシーボ効果もあってどんどん試してみたくなるものです。(最近はメルカリで不用品販売も簡単になっていますので、自分に合った道具も探しやすくなりました。)

電話での会話が苦手だという場合はぜひ無料相談をご利用ください。メールやLINEなど便利なサービスが一般的になりテキストが優先されています。その反面で電話をする機会は減ってきました。何事も練習が必要ですよね。ここまで閲覧してくれたあなたなら、2〜3回程度ロープレすればそんな心理的障害はクリアできると信じています。
期間限定無料相談（〜2024年3月）

また、視覚的情報の欠如に関してはミーティングツールという選択肢もありますよね。ZOOM、MEET、TEAMSなどが一般的でしょうか。ビジネスシーンではこのようなツールの使用も必須になっていますし、社内でも習熟している方は重宝されます。(SuyominはよくZOOMの準備や手配をしています)

上記から自分の領域ではない、予算が必要などすぐには対応できないことはありますが、「ワントーン上げて、明るめに話す」というアクションプランは今日からでも始まられます。ステップは低く調整しながら楽に上がっていきましょう。